Verbessern Weblogs die interne Kommunikation in Unternehmen?
Montag, 21 Mai 2007 09:41 MET
Weblogs sind dann sinnvoll, wenn freie Meinungsäußerung erwünscht ist
Weblogs können nur als Katalysator der internen Kommunikation wirken. Empfinden Mitarbeiterinnen die Kommunikation schon bisher als unzureichend, ist das Klima im Unternehmen durch Druck und Anweisungsmentalität geprägt, wird ein Weblogsystem im besten Falle ignoriert. Ohne begleitende Maßnahmen und einem grundlegenden Strategiewechsel wird die Katalysatorfunktion von Weblogs in die falsche Richtung gehen und im schlechtesten Fall latenten Zynismus offen zur Schau stellen.
Sind Mitarbeiterinnen gewohnt in einem Klima der Aufmerksamkeit, Verantwortung, Absprachen und Diskussionen zu agieren, werden Weblogs dieses Klima noch verbessern und Kommunikation archivieren, nachvollziehbar machen und wahrscheinlich auch noch insgesamt Zeit sparen.
Innovation gedeiht zuerst durch Freiheit der Gedanken
Innovation, der Wille weiterzukommen, Veränderungen als Chance zu sehen – und damit meine ich nicht nur technischer Natur – entfaltet sich, wenn Gedanken frei ausgesprochen und diskutiert werden. Wenn Mitarbeiter gerne miteinander reden und ihre Ideen austauschen, wenn Ideen angenommen werden und gemeinsam weiterentwickelt, dann ist der Schritt zum Weblog nur logisch.
Oft sind die geeigneten Ansprechpartner gerade nicht anwesend, auf Urlaub, nicht erreichbar oder ich weiß gar nicht, wen ein bestimmtes Thema auch noch interessieren könnte. Hier setzen Weblogs (Mikroartikel) ein. Gedanken, Vorkommnisse sind dann schnell niedergeschrieben und jeder kann sie lesen. Damit errreiche ich nun auch Menschen im Unternehmen, von denen ich vielleicht noch gar nicht gewusst habe, dass sie an diesem Thema auch arbeiten oder umgekehrt. Ich kann es auch nicht mehr schlicht vergessen.
Vielleicht möchte ich aber auch nur meine gerade gemachte Erfahrung zu einer bestimmten Problemlösung schnell weitergeben (Best Practice). Nicht nur meine direkte Kollegin, der ich das beim Kaffeetrinken erzähle, sondern alle im Unternehmen können davon profitieren.
Weblogs verändern Verhaltensmuster
Ein akzeptiertes Weblogsystem kann mit der Zeit gewohnte Abläufe ändern (rekursive Verhaltensmuster): Es werden kurze Artikel zu einem bestimmten Thema sofort ins Weblog geschrieben und können bei Bedarf auch ausgedruckt werden, anstatt in der Textverarbeitung etwas ganz offiziell
zu schreiben, auszudrucken, Empfänger zu bestimmen, per Hauspost zu verteilen und jeder Empfänger sortiert das Schriftstück wieder ein (und vergisst es oder sucht ständig in Ordnern nach Dokumenten).
Im täglichen Arbeitsablauf ist es schwer, Mitarbeiter zu Dokumentationen zu bewegen. Komplexe Software wird oft zum Aufbau von Dokumentationen eingesetzt. Viele Stunden verbringen Menschen in Schulungen, solche Software korrekt zu bedienen. Alles läuft dann in vorgegebenen Schablonen ab, die immer den fahlen Beigeschmack von amtlicher Korrektheit haben.
Weblogeinträge erzählen Geschichten
Solche Beiträge – auch Mikroartikel genannt – bieten die Freiheit eine persönliche Note einzubringen und dokumentieren gleichzeitig.
Wenn die Mitarbeiter einer Organisation die aktuellen Geschehnisse in einen ähnlichen oder gar denselben narrativen Rahmen stellen, dann nutzen sie in ihrer Kommunikation ein gemeinsames Deutungsschema, welches ihnen Verständigung, die Koordination ihres Verhaltens und gemeinsame Sinnstiftung erleichtert. Fritz B. Simon, 2004, S. 179 1
Durch Tagging (Verschlagwortung) – die nachträglich auch von Editoren verbessert werden kann – werden die Einträge katalogisiert. Dokumentation wird dann zu keiner Pflicht
, die immer wieder verschoben wird, sondern integriert sich als – vielleicht sogar spannend empfundenes – Detail des täglichen Arbeitsablaufes.
Selbstverständlich ersetzt dies nicht komplexe technische Dokumentationssysteme, aber Weblogs können quasi als mentale Grundlage in den täglichen Arbeitsablauf einfließen. Was vorher oft umständlich in eine Textverarbeitung getippst wurde, ausgedruckt, verteilt und in einem Ordner schlummerte und vergessen wurde, lebt nun in kleinen Mikroartikeln im Intranet und taucht in unterschiedlichen kontextsensitiven Zusammenhängen immer wieder auf.
Autoren brauchen keine Empfängerliste
Das Aha, wusste gar nicht, dass es diese Information bei uns gibt und ich verwende dafür vier Stunden in der Woche
-Erlebnis hatten sicher schon viele.
Autorinnen eines Mikroartikels müssen sich keine Gedanken darüber machen, wer als Empfänger adressiert werden soll, weil jeder einen Beitrag lesen und darauf reagieren kann. Das eröffnet ganz neue Dimensionen: Mitarbeiter lernen sich – wenn auch nur erstmal virtuell – besser kennen, weil sie sehen (lesen), wer zu bestimmten Themen etwas zu sagen hat. Sie bekommen Informationen, die vorher gar nicht an sie adressiert waren, obwohl sie unter Umständen äußerst nützlich für sie wären.
Weblogs können Anzahl und Zeitaufwand von Meetings verringern
Die allseits bekannten Mitläufer, die von ihren Chefs zur Beobachtung zu Meetings geschickt werden oder die notorischen Meetingjunkies
– ohne Meinung, aber in jedem Meetingraum anzutreffen, sie haben dann nicht mehr so viel Gelegenheit die Zeit zu verplempern. Sie müssen dann eine Meinung vertreten, ansonsten bemerkt sie niemand mehr.
Dabei sein heißt dann, aktive Beiträge zu leisten und nicht nur physisch in einem Raum anwesend zu sein.
Daher wage ich die durchaus widerlegbare Behauptung, dass sich im Lauf der Zeit zwischen (In)Effizienz von Meetings und einem zunehmend akzeptierten Weblogsystem direkte Wechselbeziehung herstellen lässt. Und zwar in der Form, dass sich zumindest der Zeitaufwand für gemeinsame Entscheidungen verringert.
Unser Team verwendet seither die auf Blogs basierende IT-Roadmap in den wöchentlichen Meetings als Grundlage, um die beendeten Projekte zu diskutieren und den Blick auf neue zu richten. Unsere Meetings haben keine Agendas oder redundante Handouts mehr, weil wir sie nicht brauchen. Chad Dickerson, 05/2004 2
Das Weblog ist Protokoll und Archiv
Es soll ja noch immer Manager und Chefs geben, die Sekretärinnen als Protokollschreiber in jedes Meeting mitnehmen. Na gut lieber Chef, lass doch deine Sekretärin dann zumindest nur deine eigenen Beiträge im Weblog schreiben, die anderen schreiben ihre Beiträge selbst oder lassen sie auch schreiben. So ist die Arbeit wenigstens aufgeteilt und ihr müsst nicht nachher noch Abschriften an alle Beteiligten schicken.
Das habe ich nicht so gesagt
, gibt es dann auch nicht mehr,
weil es ja im Regelfall schwarz auf weiß geschrieben steht. Und zwar genau von dem Beteiligten, der das auch so gesagt
hat.
Da können ja alle mitlesen
Dass alle mitlesen können löst bei vielen diffuse Ängste aus, für andere ist das die optimale Welt. Ich sehe einen Zusammenhang mit unserer Kultur, die auf den allseits bekannten Spruch Wissen ist Macht
setzt und immer mehr auf das Individuum fokussiert. Es ist noch ein langer Weg, bis wir die Möglichkeiten des Social Webs
wirklich nutzen und lässt viel Raum für weitere Diskussionen.
Die Frage lautet daher: Wollen wir tuscheln oder ein Unternehmen weiterbringen? Die Antwort kann nur die Unternehmensführung geben.
Sollen bisherige Gewohnheiten geändert werden, sind begleitende Maßnahmen unerlässlich:
Unternehmensführung und Manager müssen dann als Vorbild wirken
Die Konflikt- und Diskussionskultur muss aktiv gefördert werden. Inhalt entsteht nicht von selbst und vor allem Führungskräfte müssen nun Meinungen öffentlich im Unternehmen vertreten und damit im wahren Sinne des Wortes die Führung übernehmen.
Wenn Mitarbeiterinnen bisher nicht gewohnt waren ihre Meinung zu äußern und auch mal der Chefin zu widersprechen, dann kann niemand erwarten, dass alle plötzlich munter und fröhlich Weblogs beschreiben. Bis eine dementsprechende Kultur entsteht, kann es auch sehr lange dauern.
Klare Regeln sind gefordert
Alle müssen wissen, worum es geht. Abgesehen von allgemeinen Richtlinien, wie wir sie beispielsweise von Foren kennen, sollen folgende wesentlichen Punkte klar kommuniziert werden:
- Ziele sind:
- Gespräche greifbarer, nachvollziehbar und allen zugänglich zu machen.
- Best Practice und Wissen in der täglichen Arbeit zu dokumentieren.
- Fachliche und soziale Kompetenz von Mitarbeitern die ich nicht täglich antreffe auch kennenzulernen.
- Schreiben und Lesen von Blogeinträgen gehört zur Arbeitszeit und wird von der Unternehmensführung explizit erwünscht.
- Von kleinen Vorkommnissen bis zu größeren Abhandlungen gehört alles dazu.
- Meinungen und Behauptungen sollen soweit als möglich belegt und zu Quellen verlinkt sein.
- Werden Personen auf sachlicher Ebene kritisiert, muss das besonders sorgfältig argumentativ unterlegt bzw. nachlesbar sein und Quellen hierzu verlinkt. Vage Vermutungen und Gerüchte, mit denen vor allem direkt Personen angegriffen werden, verstossen klar gegen die Regeln und werden von Editoren unverzüglich gesperrt. Persönliche Beleidigungen sind auf Grund allgemeiner Richtlinien sowieso tabu.
- Die gezielte Auswahl von Tags (Schlagwörtern) beim Erstellen eines Eintrages ist wichtig und dient allen, Artikel zu einem späteren Zeitpunkt im Kontext zu erfassen.
Ein interaktives Intranet bildet letztendlich die Basis des Wissensmanagements
Vielen ist klar, dass Wissensmanagement in der kommenden Zeit ein entscheidender Faktor in mittleren und großen Unternehmen werden wird. Da zerbrechen sich viele den Kopf darüber und leider allzu oft wird das Heil allein in Softwarelösungen gesucht.
Offenbar weniger klar ist hingegen, dass konstruktive interne Kommunikation dafür die Basis bildet. Hierzu zählt auch die (interne) Sprache 3, die sich zum Beispiel in der einheitlichen Verwendung von Fachtermini äußert oder schlicht in der Fähigkeit der Akteure, sich klar und unmissverständlich zu artikulieren. Sind Mitarbeiter gewohnt, verschiedene Vorkommnisse, Erfahrungen, Kritik, Wissen, in Weblogeinträgen festzuhalten, werden kognitive Fähigkeiten und dokumentarisches Verständnis – wie es im Prozess- und Wissensmanagement gefordert ist – fast selbstverständlich trainiert.
Deswegen glaube ich, dass ein bereits funktionierendes und akzeptiertes Weblogsystem in Unternehmen die Basis für ein (elektronisches) System des Wissensmanagements bilden sollte. Schon Willke 4 beschreibt die Idee von Mikroartikeln
im Wissensmanagement. Weblogs sind im Prinzip nichts anderes, als die Verwirklichung dieser Idee.
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Quellenverzeichnis
- Gemeinsam sind wir blöd!? (Fritz B. Simon, Heidelberg 2004)
- Blogging behind the firewall (05/2004, Chad Dickerson in infoworld.com)
- Wissensmanagement – und die Sprache? (07/2006, Prof. Dr. Günther Zimmermann in contentmanager.de)
- Systemisches Wissensmanagement (Helmut Willke, UTB Verlag, Stuttgart 2001)
Weitere Links zum Thema
- ÖBB – Corporate Leadership mit Weblogs (Projektbeschreibung der Agentur Knallgrau)
- Weblogs in Unternehmen (02/2005, Stefan Weißwange in contentmanager.de)
- Intranet Trends to Watch for in 2006 (CIO Magazine)
- Reinventing the intranet (04/2006, Jon Udell in infoworld.com)
- Top 10 Management Fears About Enterprise Web 2.0 (Jerry Bowles, 07/2006)
Externe Verweise dieses Artikels wurden zuletzt am 18. Mai 2007 auf Relevanz geprüft.
- Datum:
- veröffentlicht am 21 Mai 2007, 09:41 MET.
- Artikel:
- Verbessern Weblogs die interne Kommunikation in Unternehmen? [hyperkontext | Weblog]
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- Thema:
- Kommunikation
- Stichworte:
- Intranet, Unternehmen, Weblogs, Wissensmanagement
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- Mit Blogs im Intranet schreiben Mitarbeiter auch Unternehmensgeschichte vom 9. Januar 2008
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